Use Case - Automatisiertes Reisekostenmanagement
Wenn aus Belegchaos ein steuerbarer Prozess wird
„Ab einer gewissen Größenordnung funktioniert Reisekostenprüfung einfach nicht mehr manuell.“ Hazan Demir arbeitet im Backoffice und ist für die Prüfung von Reisekosten und Auslagen verantwortlich. Täglich gehen Hunderte, teilweise Tausende Einreichungen ein – von gefahrenen Kilometern über Hotelrechnungen bis hin zu Parktickets.
Ein Prozess, der schnell zur Belastung wird. „Früher haben wir jede einzelne Strecke geprüft, Belege abgeglichen und Abweichungen manuell bewertet“, erinnert sich Hazan. „Das war extrem zeitaufwendig – und ehrlich gesagt auch fehleranfällig.“ Mit steigender Mitarbeiterzahl wächst nicht nur die Datenmenge, sondern auch die Komplexität. Klassische Prozesse stoßen hier schnell an ihre Grenzen.
Automatisierung als Schlüssel zur Skalierung
Mit Celero One wurde der gesamte Prüfprozess neu gedacht. Sobald ein Mitarbeitender seine Kilometer einreicht, erfolgt im Hintergrund ein automatischer Abgleich mit der optimalen Route. Das System greift dabei auf externe Datenquellen zu und bewertet die Strecke in Sekunden.
„Wir haben klare Regeln definiert, innerhalb derer sich Einreichungen bewegen dürfen“, erklärt Hazan. „Alles, was in diesem Rahmen liegt, wird automatisch freigegeben.“ Individuelle Toleranzen – etwa für Umwege oder Verkehrssituationen – sorgen dafür, dass realistische Abweichungen berücksichtigt werden.
Das Ergebnis: Standardfälle laufen vollständig automatisiert durch den Prozess Management by Exception.
Der entscheidende Unterschied liegt im Prinzip: Management by Exception. Nur noch die Fälle, die außerhalb der definierten Parameter liegen, werden zur manuellen Prüfung weitergeleitet.
„Ich beschäftige mich nicht mehr mit jedem einzelnen Datensatz“, beschreibt Hazan die Veränderung. „Ich schaue mir nur noch die Fälle an, die wirklich auffällig sind.“ So wird aus einem operativen Daueraufwand eine gezielte, wertschöpfende Tätigkeit.
Digitale Belege statt Zettelwirtschaft
Auch bei Auslagen und Zusatzkosten hat sich der Prozess grundlegend verändert.
Mitarbeitende erfassen Belege direkt über die mobile App – einfach per Foto. Die Daten werden automatisch dem jeweiligen Auftrag zugeordnet und stehen sofort im System zur Verfügung.
„Früher hatten wir Papierbelege, E-Mails und unterschiedliche Ablageorte“, so Hazan. „Heute ist alles zentral, digital und jederzeit nachvollziehbar.“
Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern erhöht auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Vom Kontrollaufwand zur Prozesssicherheit
Durch die Kombination aus automatisierter Prüfung, klaren Regeln und digitaler Dokumentation wird aus einem komplexen Prüfprozess ein stabiler, skalierbarer Workflow.
Fehler werden reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt und Ressourcen gezielt eingesetzt.
„Wir haben nicht nur Zeit gewonnen“, fasst Hazan zusammen. „Wir haben vor allem Sicherheit gewonnen – in unseren Prozessen und in den Ergebnissen.“
Celero One ermöglicht damit ein effizientes Reisekostenmanagement, das auch bei großen Teams zuverlässig funktioniert – ohne zusätzlichen administrativen Aufwand.