Use Case - Intelligente Einsatzsteuerung
Wenn aus tausenden Einsätzen ein steuerbarer Prozess wird
„Die größte Herausforderung ist nicht die Anzahl der Einsätze – sondern die Geschwindigkeit, in der alles passieren muss.“
Melanie verantwortet als Product Managerin die Umsetzung nationaler POS-Kampagnen für eine große Marke. Ihre Produkte sind flächendeckend im Handel vertreten – entsprechend hoch ist der operative Druck, wenn neue Promotions ausgerollt werden.
Ein aktuelles Projekt bringt genau diese Herausforderung auf den Punkt: Innerhalb weniger Wochen sollen tausende Filialen überprüft und gleichzeitig eine neue Promotion umgesetzt werden.
Was in der Theorie planbar klingt, wird in der Praxis schnell zur Belastungsprobe.
„Früher haben wir solche Rollouts mit Excel, E-Mail und sehr viel Abstimmung organisiert“, erinnert sich Melanie. „Das Problem war nicht nur die Menge – sondern die Dynamik. Absagen, Änderungen oder neue Anforderungen haben uns jedes Mal ausgebremst.“
Die zentrale Frage: Wie verteilt man tausende Einsätze schnell, fair und fehlerfrei – ohne den Überblick zu verlieren?
Automatisierung statt Planungschaos
Mit Celero One hat sich dieser Prozess grundlegend verändert.
Das integrierte Booking-System übernimmt die komplette Einsatzplanung automatisiert. Innerhalb kürzester Zeit analysiert das System, welche Mitarbeitenden verfügbar sind, über die passenden Qualifikationen verfügen und sich in räumlicher Nähe befinden.
„Das System denkt für uns mit“, beschreibt Melanie. „Was früher Stunden oder sogar Tage gedauert hat, passiert heute in Sekunden.“
Auch auf kurzfristige Veränderungen reagiert die Lösung dynamisch: Lehnt ein Mitarbeiter einen Einsatz ab, wird dieser automatisch neu vergeben – ohne manuelles Eingreifen.
Für das Planungsteam bedeutet das vor allem eines: Entlastung.
Flexibilität im laufenden Betrieb
Doch gerade im Außendienst gilt: Kein Projekt läuft exakt nach Plan.
Mitten in der Kampagne kommt eine neue Anforderung hinzu:
Ein zusätzlicher Arbeitsschritt muss in allen Filialen umgesetzt werden.
„Früher hätten wir alle Teams einzeln informieren müssen – mit der Gefahr, dass Informationen verloren gehen oder zu spät ankommen“, so Melanie. Heute reicht eine zentrale Anpassung im System.
Der neue Prozessschritt wird einmal hinterlegt und ist sofort für alle Field Worker sichtbar – direkt auf dem Smartphone, integriert in ihre bestehenden Arbeitsabläufe.
„Wir haben keine Informationsbrüche mehr. Alle arbeiten automatisch auf dem gleichen Stand.“
Vom operativen Engpass zum skalierbaren Prozess
Durch die Automatisierung der Einsatzplanung und die zentrale Steuerung der Prozesse hat sich der gesamte Rollout grundlegend verändert.
Was früher ein fehleranfälliger, zeitintensiver Kraftakt war, ist heute ein strukturierter, skalierbarer Ablauf.
„Wir sind nicht nur schneller geworden“, fasst Melanie zusammen. „Wir sind vor allem sicherer geworden – in der Planung und in der Umsetzung.“
Celero One schafft damit die Grundlage für effiziente, flexible und verlässliche Rollouts – selbst bei tausenden parallel laufenden Einsätzen.