Personaleinsatzplanung mit Celero One : wie eine Software Ihr Unternehmen steuert
Einsatzbereit auf Knopfdruck: Einsatzvergabe
Die Plattform Celero One ermöglicht die Vergabe von Einsätzen entweder manuell oder automatisiert über das Booking-Tool. Mit dem Personaleinsatzplanung-Tool können Verantwortliche einen Personaleinsatzplan erstellen und offene Aufträge bedarfsgerecht besetzen. Die Plattform für Frontline Workforce Management stellt dafür alle relevanten Informationen zentral bereit.
Manuelle Beauftragung: Die Teamleitung kann Einsätze frei an bestimmte Personen vergeben. Das ist dann besonders sinnvoll, wenn es sich um wiederkehrende Einsätze handelt, ein Kunde sich eine bestimmte Person wünscht oder es aus anderen Gründen angebracht ist, eine ganz bestimmte Person mit einem Einsatz zu betrauen.
Auto-Assign (Booking-Tool): Der intelligente Algorithmus identifiziert automatisch die am besten geeignete Fachkraft innerhalb der gesamten Workforce. Bei Ablehnung erfolgt eine automatisierte Kaskadierung zur nächsten passenden Person, bis der Einsatz erfolgreich besetzt ist.
Mit Auto-Assign können Verantwortliche Mitarbeitende automatisch passenden Einsätzen zuordnen. Die Software für die Einsatzplanung beschleunigt damit die Beauftragung und bindet die ausgewählten Personen unmittelbar ein. Weitere Einblicke bietet der Use Case zur intelligenten Einsatzsteuerung.
Ausfall ohne Stillstand: Ausfallvertretungsmanagement
Wird ein Ausfall erfasst, zum Beispiel durch Krankheit oder Urlaub, erkennt Celero One automatisch alle betroffenen geplanten Besuche und Aufträge. Diese lassen sich direkt und mit nur einem Klick einer Vertretung zuweisen. Darüber hinaus können erfasste Ausfälle direkt in das HRM-System exportiert werden.
Die Digitalisierung der Ausfallvertretung beschleunigt die Neubesetzung offener Einsätze. Als Workforce-Management-Software verbindet Celero One Abwesenheiten, Einsatzplanung und operative Personaldaten. Dadurch lassen sich kurzfristige Änderungen direkt in die bestehende Planung übernehmen.
Passgenau statt nach Bauchgefühl: Personalempfehlungen & Scoring
Celero One nutzt einen intelligenten Scoring-Algorithmus, um während des Besetzungsprozesses für Einsätze proaktiv die am besten geeigneten Mitarbeitenden vorzuschlagen. Der Scoring-Algorithmus für die Personalplanung vergibt automatisiert Gewichtungspunkte von null bis vier. Dabei gelten folgende Kriterien:
- Umkreis-Match: Befindet sich die Person im definierten Einsatzradius? (1 Punkt)
- Skill-Match: Besitzt die Person alle für diesen Service erforderlichen Qualifikationen? (1 Punkt)
- Erfahrung (Service): Hat die Person diese spezifische Dienstleistung bereits in der Vergangenheit erfolgreich durchgeführt? (1 Punkt)
- Erfahrung (Kunde): Besteht bereits eine Historie mit diesem speziellen Kunden? (1 Punkt)
Diese vier Kriterien machen transparent, warum eine Person für den jeweiligen Einsatz empfohlen wird.
Erst prüfen, dann einplanen: Vorgelagerte Kapazitätsprüfung
Ein hoher Score allein genügt nicht für eine passende Einsatzempfehlung. Das System prüft deshalb vorab, ob die vorgeschlagene Besetzung praktisch umsetzbar und rechtlich zulässig ist:
- Kapazitäts-Check: Hat die Person am geplanten Tag oder in der Woche noch ausreichend freie Arbeitszeit, basierend auf dem hinterlegten Vertrag?
- Mindestlohn-Check: Entspricht die angebotene Vergütung, etwa der Stunden- oder Kontaktlohn, den gesetzlichen Vorgaben und dem individuellen Mindestlohnsatz der Person?
Damit fließen verfügbare Arbeitszeiten, vertragliche Vorgaben und gesetzliche Mindestlohnbestimmungen bereits vor der Einsatzvergabe in die Empfehlung ein.
Mehr als nur Punkte: Vorteile des Scorings
Die Kombination aus Qualifikation, Erfahrung, Entfernung und Kapazität schafft eine belastbare Grundlage für die Personalplanung. Das Scoring bietet laut Celero One folgende Vorteile:
- Höhere Planungsqualität: Vermeidung von Fehlbesetzungen und teurer Nachsteuerung im Tagesgeschäft.
- Rechtssicherheit: Automatische Einhaltung der gesetzlichen Compliance-Vorgaben und Reduzierung von Haftungsrisiken bei Mindestlohnvorgaben.
- Effizienz: Ausgewogene Auslastung der Mitarbeitenden zur Vermeidung von Über- oder Unterlast.
So werden Personalempfehlungen nachvollziehbarer, Fehlbesetzungen reduziert und verfügbare Kapazitäten gezielter genutzt.
Als Field-Service-Management-Software unterstützt Celero One die Besetzung wechselnder Einsatzorte und Aufträge. Das gilt beispielsweise für den technischen Service sowie für Field Service und Promotion. Auch bei der Personaleinsatzplanung im Einzelhandel hilft das Scoring dabei, verfügbare und passend qualifizierte Mitarbeitende auszuwählen.
Mehr Eigenständigkeit, weniger Verwaltung: Employee Self Service (ESS)
Administrative Vorgänge einfach selbst erledigen zu können, ist eine Entlastung für die Mitarbeitenden und die Verwaltung. Der Employee Self Service bietet daher unter anderem folgende Möglichkeiten:
- Abwesenheiten selbst zu erfassen
- Adressdaten zu pflegen
- Entgeltabrechnungen inklusive Auslagen und Fahrtkosten einzusehen
- geplante Aufträge online abzurufen
- Daten zu exportieren
Aktuelle Angaben fließen dadurch unmittelbar in die Software für die Personalplanung ein. Das Berechtigungskonzept für den Employee Self Service in Celero One ist vollständig modular aufgebaut. Das erlaubt Führungskräften, flexibel zu entscheiden, welche Self-Service-Funktionen den Frontlinern zur Verfügung stehen.
Wenn jede Minute zählt: Intraday Management
Mit der Vergabe der Einsätze ist die Personaleinsatzplanung noch nicht abgeschlossen. Das Intraday Management von Celero One begleitet die operative Umsetzung während des laufenden Arbeitstags. Die Software vergleicht geplante mit tatsächlich ausgeführten Einsätzen und macht Abweichungen in Echtzeit sichtbar. Dadurch können Projektverantwortliche auf Verzögerungen reagieren, Prioritäten anpassen und freie Kapazitäten neu zuordnen.
Jeder Einsatz im Blick: Soll-Ist-Reporting in Echtzeit
Das Soll-Ist-Reporting für den Außendienst zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand der einzelnen Einsätze. Dafür unterscheidet Celero One zwischen folgenden Statusangaben:
- Offen: Der Einsatz ist geplant, wurde aber noch nicht begonnen.
- In Bearbeitung: Die zuständige Person ist aktuell vor Ort aktiv.
- Abgeschlossen: Der Einsatz wurde erfolgreich beendet und dokumentiert.
Die fortlaufende Status-Protokollierung macht den aktuellen Fortschritt transparent und schafft eine verlässliche Grundlage für die operative Steuerung.
Engpässe früh erkennen: Individuelle Analyse
Um die laufenden Einsätze aus unterschiedlichen Perspektiven auszuwerten, bietet Celero One umfangreiche Filtermöglichkeiten. Projektverantwortliche können die Performance beispielsweise nach Kunden, Dienstleistungen, Mitarbeitenden oder bestimmten Zeitfenstern analysieren.
Dadurch lassen sich operative Engpässe frühzeitig identifizieren und die verfügbaren Ressourcen gezielt neu verteilen. Gleichzeitig liefern die Auswertungen konkrete Erkenntnisse darüber, an welchen Stellen die Einsatzplanung angepasst werden sollte.
Der Tagesplan für unterwegs: Mobile Steuerung der Einsätze
Für die Mitarbeitenden im Feld dient das Intraday Management als Richtschnur für den Arbeitstag. Die Personaleinsatzplanung-App verbindet die zentral erstellte Planung mit den aktuellen Rückmeldungen aus den laufenden Einsätzen:
- Persönliche Tagesübersicht: Die Mobile-App zeigt Mitarbeitenden ihre individuelle Tagesplanung an. Änderungen in der Zentrale, etwa neue Prioritäten oder verschobene Termine, werden automatisch synchronisiert.
- Echtzeit-Feedback: Während Mitarbeitende die vorgesehenen Schritte in der App abarbeiten, meldet das System den aktuellen Fortschritt automatisch an den Desktop-Report zurück.
Dadurch bleiben Zentrale und Außendienst auf demselben Informationsstand. Änderungen erreichen die Mitarbeitenden direkt, während deren Rückmeldungen ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand in die operative Steuerung einfließen.
Heute steuern, morgen besser planen: Vorteile des Intraday Managements
Die synchronisierten Statusdaten unterstützen die Kapazitätsplanung und machen freie Ressourcen sichtbar. Das Intraday Management bietet laut Celero One folgende Vorteile:
- Sicherung der Service-Level: Bei Ausfällen oder Verzögerungen können Verantwortliche schnell reagieren und Kundenversprechen möglichst dennoch einhalten.
- Produktivitätssteigerung: Leerläufe werden minimiert, da die Zentrale jederzeit erkennt, welche Mitarbeitenden noch über freie Kapazitäten verfügen.
- Datenbasierte Optimierung: Erkenntnisse aus der Tagessteuerung fließen in die langfristige Planung ein und helfen dabei, künftige Soll-Vorgaben realistischer festzulegen.
Auf diese Weise verbindet Celero One die kurzfristige Steuerung laufender Einsätze mit einer langfristig fundierten Personalplanung.
Der nächste Schritt zu besserer Planung: Personaleinsatzplanung mit Celero One kennenlernen
Sie möchten Ihre Einsatzplanung zentral steuern und manuelle Abstimmungen reduzieren? Celero One verbindet Personalplanung, Auftragssteuerung und mobile Rückmeldungen in einem System. Vereinbaren Sie eine persönliche Beratung zu Celero One und besprechen Sie Ihre Anforderungen mit dem Projektteam.
Alles Wichtige auf einen Blick: FAQ zur Einsatz- und Personalplanung
Die folgenden Antworten erklären zentrale Begriffe und Abläufe der digitalen Personaleinsatzplanung kompakt.
Was ist Personaleinsatzplanung?
Die Personaleinsatzplanung legt fest, welche Mitarbeitenden wann, wo und für welche Aufgaben eingesetzt werden. Dabei werden Personalbedarf, Arbeitszeiten, Qualifikationen und Einsatzorte berücksichtigt. Ziel ist eine bedarfsgerechte Besetzung der anstehenden Aufträge.
Was ist Workforce Management?
Workforce Management umfasst die Prozesse, mit denen Unternehmen ihren Personalbedarf planen und den Einsatz ihrer Mitarbeitenden steuern. Dazu gehören beispielsweise Personaleinsatzplanung, Arbeitszeiterfassung, Qualifikationsmanagement, Ausfallvertretung, Kommunikation und die Auswertung operativer Daten.
Wie funktioniert automatische Personaleinsatzplanung?
Eine automatische Personaleinsatzplanung gleicht offene Aufträge mit hinterlegten Personaldaten ab. Celero One berücksichtigt unter anderem Verfügbarkeit, Qualifikation, Erfahrung und räumliche Entfernung. Anschließend empfiehlt oder beauftragt das System eine geeignete Person.
Ist Personaleinsatzplanung kostenlos möglich?
Wer die Personaleinsatzplanung kostenlos umsetzen möchte, kann zunächst mit einfachen Tabellen arbeiten. Die Personaleinsatzplanung mit Excel erfordert jedoch viele manuelle Aktualisierungen und Abstimmungen. Eine spezialisierte Software kann aktuelle Änderungen, Qualifikationen und Rückmeldungen zentral abbilden.