Celero One beschleunigt die Personaleinsatzplanung

Wenn hunderte Frontline Worker in nur 2 Tagen einen guten Job machen sollen

„Kunden können sehr unrealistisch und anspruchsvoll sein, wenn es um Fristen geht.“ Emma Jarvis, Customer Operations Director bei der Service Innovation Group UK, erlebt das tagtäglich. „Kunden melden sich oft mit nur 2 Tagen Vorlauf, um ein Projekt zu beginnen oder werfen kurzfristig Termine um. Wir müssen dann zusehen, wie wir hunderte Frontline Worker mit der passenden Qualifikation und einer eindeutigen Arbeitsanweisung zur richtigen Zeit an den richtigen Ort bringen.“ Früher wäre das eine unlösbare Aufgabe gewesen. „Für uns ist es wichtig, so weit als möglich auf alle Kundenwünsche einzugehen. Seit wir Celero One im Einsatz haben, schaffen wir auch solch enge Zeitvorgaben immer besser.“

Zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Die Auswahl der Einsatzkräfte mit der richtigen Qualifikation ist in Emmas Job sehr komplex. „Unsere Teams pflegen die Regalflächen von Markenherstellern im Einzelhandel, führt Merchandising-Kampagnen in den Stores durch, installiert In-Store-Displays, wartet elektronische Geräte im Einzelhandel oder unterstützt Vertriebsteams im Außendienst. Jeder Job ist anders“, erläutert Jarvis.

Für jeden dieser Jobs muss das Planungs-Team aus dem großen Frontline Team der Service Innovation Group UK diejenigen finden, die die passenden Qualifikationen besitzen, nicht zu weit vom Einsatzort entfernt sind und auch noch freie Kapazität haben. Mit den üblichen Arbeitsmitteln wie Telefon und E-Mail würde man dafür Tage brauchen. In der Saas-Lösung Celero One ist ein Buchungsmodul integriert, das diesen Prozess automatisiert. „Dieses Buchungsmodul hilft uns dabei enorm“, beschreibt Emma Jarvis. „Per Knopfdruck werden die passenden Frontline Worker zugewiesen und angepinnt.“ Die Mitarbeitenden im Außendienst erhalten über ihre Celero One App direkt eine Nachricht auf ihr Smartphone. „Zu- und Absagen gehen innerhalb weniger Minuten bei uns über die Celero One Software im Planungs-Team ein – und schon ist die Workforce startbereit.“

Klare Arbeitsanweisung direkt aufs Smartphone

Damit der Auftrag ins Rollen kommt, müssen jetzt Arbeitsanweisungen je nach Auftrag an hundert und mehr Frontline Worker übergeben werden. „Unsere Briefings sind durch Celero One heute digitalisiert“, fasst die Managerin zusammen. Im Prozessmanager sind sowohl die Abläufe als auch die Arbeitsanweisungen standardisiert hinterlegt. „Wir müssen nur noch prüfen, ob der Standard-Prozess matcht oder passen ihn einfach an der ein oder anderen Stelle an.“

Mit wenigen Klicks erhalten die Frontliner ihre Arbeitsaufträge dann direkt auf ihre Celero One App auf dem Smartphone. „Vor Ort hilft ihnen die schrittweise Arbeitsanweisung in Bild- und Textform ihren Job richtig und gut zu machen“, beschreibt Jarvis den Ablauf. „Ihre Arbeitsleistung dokumentieren sie einfach zum Beispiel über ein Foto, das sie in die Cloud zum Auftrag hochladen können. Das ist einfach und genial.“

„Fehler in der Umsetzung, unnötige Reisezeiten, der administrative Aufwand – all das hat sich bei uns durch Celero One enorm reduziert. Wir sind um ein Vielfaches schneller und effizienter geworden und das Team ist insgesamt zufriedener“, resümiert Emma Jarvis.