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5 gute Gründe für eine Workforce Management Software
Um mobile Teams zu managen, bedarf es guter Koordination und Kommunikation. Einzellösungen decken nicht das dafür benötigte Anforderungsspektrum ab. Warum und wann man eine Workforce Management Software braucht, lesen Sie hier.
In vielen Bereichen sind dezentral arbeitende Teams ein fester Bestandteil der Personalstruktur. Dazu gehören der klassische Außendienst, viele Pflegeberufe, Montage-Trupps, aber auch Handwerksbetriebe und Dienstleister. Unabhängig von Branche und Betriebsgröße haben alle eines gemeinsam: Der Personaleinsatz und die Kommunikation mit dem Vor-Ort-Team müssen geplant, gesteuert und bewertet werden.
Was versteht man eigentlich unter Workforce Management?
Workforce Management ist ein Prozess innerhalb von Unternehmen. Ziel dieses Prozesses ist es, die Produktivität des Teams zu halten und bestenfalls zu steigern. Teil dieses Prozesses wiederum ist die Planung von Projekten, Arbeitsabläufen, Zeiteinsatz und Budget, die Rekrutierung, Koordination und Schulung der mobilen Workforce sowie die Analyse und anschließende Optimierung des Prozesses.
Wie kann eine Workforce Management Software diesen Prozess unterstützen?
- Verwaltungsaufwand wird reduziert
Workforce Management Software ist das Werkzeug, das Workforce Management zu einem Effizienzbeschleuniger und damit einem echten Mehrwert für Unternehmen macht. Eine gute Software ist darum weit mehr als ein System zur Erfassung und Bedienung. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihren Verwaltungsaufwand drastisch zu reduzieren, indem Standardprozesse rund um den dezentralen Arbeitseinsatz definiert und möglichst auch automatisiert werden. - Arbeitsabläufe werden transparent
Alle Informationen rund um Projekte, Projektausführende und Kunden werden in der Datenbank einer Workforce Management Software gebündelt und sind selektiert abrufbar. Interne Arbeitsaufträge können daraus generiert und direkt an die Mitarbeitenden vor Ort auf deren Smartphone App übermittelt werden. Rückmeldungen zum Arbeitsergebnis oder besonderen Vorkommnissen können über so ein System vom Ausführenden ins Büro übermittelt werden. Der Manager im Büro erhält damit in Echtzeit ein transparentes Bild davon, was wo wann durch wen gerade geleistet wird und kann eventuelle Probleme zeitnah lösen. - Arbeitsanweisungen werden eindeutig
Unklare Arbeitsanweisungen sind Störfaktoren in jedem Prozess. Eine gute Workforce Management Software bietet darum einfach zu handhabende Möglichkeiten, um projekt- und personenbezogene Detailinformationen wie Fotos, Checklisten oder schriftliche Hinweise zu hinterlegen. Im Gegensatz zu Zettelwirtschaft und mündlichen Briefings werden damit Arbeitsaufträge eindeutig und klar. Dies wiederum verringert die Fehlerquote, hebt die Motivation und führt zu einem positiven Abschluss kleiner und großer Projekte. - Teamwork wird erleichtert
In wenigen Jahren werden alle Workforce Management Software Anbieter ihre Lösung über die Cloud anbieten. Das ist der richtige Weg, denn die orts- und zeitunabhängige Bereitstellung aller Daten über die Cloud ist die Grundlage für eine multimediale Kommunikation zwischen Management (über Desktop) und Workforce (über Smartphone). Eine Software, die neben der Möglichkeit, Fotos und Videos direkt in die Cloud hochzuladen, eine Mail-, Chat- und Videokonferenz-Funktionen integriert, bietet Unternehmen den größtmöglichen Komfort. Die gefühlte Distanz zwischen Innen- und Außendienst verschwindet damit gänzlich und Teamwork kann aktiv gelebt werden. - Personaleinsatzplanung wird flexibel
Krankheitsbedingte Ausfälle und den entsprechend steigenden Verwaltungsaufwand kennt jeder, der für die Personaleinsatzplanung zuständig ist. In der idealen Workforce Management Software sind die Skills und persönlichen Einsatzattribute jedes einzelnen Mitarbeitenden hinterlegt. Im Fall der Fälle kann mit wenigen Klicks selbst aus großen Teams innerhalb kurzer Zeit der passende Springer gefunden und eingesetzt werden. Selbst unternehmensinterne Ausschreibungen, bei denen Mitarbeitende sich um ein Projekt „bewerben“, sind möglich. Personelle Ausfälle verlieren damit ihren Schrecken und der Personaleinsatz wird flexibilisiert.
Resümee
Ein genauer Blick auf den Markt der Workforce Management Software lohnt sich also, wenn man die Effizienz seiner Workforce nachhaltig steigern will. Dieser Markt ist jedoch stark fragmentiert. Es gibt große Unterschiede in Bezug auf die Funktionalitäten und Kosten. Viele Lösungen fokussieren sich zum Beispiel nur auf die Personaleinsatzplanung und lassen andere, wichtige Aspekte, außen vor. Andere locken mit Modulen, deren Gesamtkosten zu Beginn oft unterschätzt werden.
